Глава 8. ВООРУЖИВШИСЬ ПЕРОМ

На страницах научно-популярной литературы уже мелькает словосочетание «безбумажная информатика», и специалисты по ЭВМ рисуют светлые картины недалекого будущего, когда руководитель забудет, как выглядит обычное служебное письмо, украшенное штампом «входящий N...». Но пока что эти радужные перспективы довольно далеки от реальной жизни руководителя, в которой работа с почтой и всякого рода служебными записками занимает по-прежнему одно из главных мест.

Мало кто из руководителей любит работать с бумагами, и вместе с тем даже самый умелый организатор не справится с поставленными перед ним задачами, если не сумеет с помощью деловой переписки организовать, например, своевременную поставку комплектующих узлов и деталей.

Ежедневно на стол руководителя попадают десятки (по некоторым наблюдениям, от 10 до 120) документов, которые требуют его внимания.

Документ – рецендент отображения фактов, событий, предметов, явлений, объективной и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графика, рисунка, фотографии, звуко– и видео– записи на специальном материале (на магнитной ленте). Самая главная функция документа – длительная сохранность информации.

С каждым документом руководитель должен ознакомиться, оценить возникшую ситуацию, принять решение и оформить его в виде указания-резолюции. С помощью резолюции на документе руководитель оказывает влияние на весь ход управленческой работы. Важно, чтобы они вписывались в существующую систему управления и не вносили в нее беспорядок.

При хорошо поставленном делопроизводстве к руководителю попадают только действительно важные документы, указания по исполнению которых должны исходить непосредственно от него. Если документ касается стандартного вопроса, решение которого предусмотрено действующей системой, он может быть направлен непосредственно исполнителю без резолюции руководителя.

Требования к документам, в том числе и к резолюциям на них, установлены Единой государственной системой делопроизводства. Еще одно требование – адресность резолюции. Определяя адрес указания, следует соблюдать правило централизации ответственности. Целесообразно устанавливать ответственного за решение, который может привлечь других, или же четко определить рамки ответственности каждого. Это способствует повышению исполнительской дисциплины, ликвидирует возможность «отфутболивания» вопроса от одного работника к другому. Если задача сложна и ее решение требует участия нескольких исполнителей, подчиненных руководителю, в резолюции появляется несколько адресатов.

Очень важно четко определить содержание управленческих действий, которые должны быть выполнены в связи с рассматриваемым документом, а также показать свое отношение к ситуации и возможные пути решения вопросов.

Резолюция должна быть исчерпывающей, чтобы исключить дополнительные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. В то же время руководитель знает, что в управленческой работе имеется так называемое поле свободных действий. Чем выше квалификация исполнителя, тем большую свободу действий ему следует предоставить. Все это, несомненно, учитывается при наложении резолюции.

Очевидно также, что резолюция не должна вступать в противоречие с другими резолюциями, т. е. решения необходимо взаимоувязывать, подчиняя их общей задаче повышения эффективности производства.

Итак, резолюцию следует писать четко, конкретно и в то же время кратко. При этом она должна содержать все необходимые элементы: адрес, содержание действия, порядок его выполнения, форму контроля, подпись и дату. Очень важно выбрать правильный стиль изложения – корректный, соответствующий служебной этике.

Вообще, во всех организациях служебные документы идут в три потока: входящие, исходящие и внутренние. Также они делятся на инициативные и ответные.

Любой документ можно отнести в соответствии со сроками хранения к оперативным (до 10 лет длительностью хранения) и постоянным (45, 50, 75 лет). Для документов длительного хранения должен быть переплет.

Для изготовления документов используются поля. Левое поле должно быть 35 мм от края листа, правое – 10 мм, верхнее – 15 мм, нижнее – 20 мм.

Существует 29 реквизитов, объединенных в формуляр. Образец может располагать реквизиты как угловым, так и продольным способом. Между реквизитами 2–3 интервала, в зависимости от наполняемости документа.

01 Реквизит. «Герб».

Герб располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах, герб не изображается.

02 Реквизит. «Герб субъекта Российской Федерации».

Располагается по центру от наименования организации.

03 Реквизит. «Эмблема организации или товарный знак» (логотип).

Ставится только на бланках коммерческих организаций. Эмблема располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

04 Реквизит. «Код организации».

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Состоит из 8 цифр и располагается на унифицированных бланках документов в правом верхнем углу, а для служебных писем либо в составе реквизита 07, либо отдельно после реквизита 07.

05 Реквизит. «Код формы документа».

Проставляется по ОКПО. Содержит 7 цифр, и каждый документ имеет свой номер. Код располагается на унифицированных документах в правом верхнем углу.

06 Реквизит. «Наименование организации».

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Данный реквизит располагается при продольном – посередине верхнего поля документа, при угловом – от границы левого поля до 73 мм или посередине отрезка в 73 мм.

07 Реквизит. «Справочные данные об организации».

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи. Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

08 Реквизит. «Наименование вида документа».

Наименование вида документа (приказ, акт и др.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Данный реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД. При продольном расположении наименование вида документа пишется по центру заголовочной части. При угловом – от нулевой границы.

09 Реквизит. «Дата документа».

Это обязательный реквизит любого документа, который придает ему юридическую силу. Отражается и при угловом, и при продольном расположении от границы левого поля. Оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Причем день месяца и месяц пишутся двумя арабскими цифрами, разделенными точкой, год – четырьмя цифрами. Допускается словесно-цифровой способ написания месяца. Следует отметить, что в документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах и д. р.), дата печатается на документах при их оформлении. В остальных случаях допускается проставление даты от руки.

10 Реквизит. «Регистрационный номер документа».

Регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа. Документы, подготовленные совместно несколькими организациями, имеют сложные номера, состоящие из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставленных через косую черту. Реквизит при угловом расположении располагается на уровне даты от 40 мм, при угловом – от 20 мм от границы правого поля.

11 Реквизит. «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12 Реквизит. «Место составления или издания документа».

В служебных письмах эта информация содержится в справочных данных об организации, в других документах – может входить в реквизит «Наименование организации». В других случаях место составления или издания специально указывают в документах с учетом административно-территориального деления. Если место нахождения организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.

13 Реквизит. «Гриф ограничения доступа к документу».

Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. Оформляется на первом листе документа в правом верхнем углу верхнего поля. В государственных предприятиях используются слова: секретно, совершенно секретно, особо важные, служебного пользования. В коммерческих: коммерческая тайна, конфиденциально, строго конфиденциально, не для печати. Ниже грифа ограничения указывается номер экземпляра документа, а в оформляющей части – количество изготовленных экземпляров и место их нахождения. Эта информация проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

14 Реквизит. «Адресат».

Реквизит максимально может содержать следующие составные части: наименование учреждения в именительном падеже, наименование структурного учреждения в именительном падеже, должность получателя в дательном падеже, инициалы и фамилия в дательном падеже, почтовый адрес (при адресовании документа физическому лицу указывается в начале реквизита). Допускается центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке, причем располагается реквизит от 78 мм до границы правого поля. На документе может быть отражено не более четырех адресатов, если более, то составляется список рассылки.

15 Реквизит. «Гриф утверждения документа».

Гриф утверждения проставляется на документах, требующих дополнительного удостоверения их подлинности и достоверности. Документы могут утверждаться руководителем организации, его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым предоставлены соответствующие полномочия. При утверждении должностным лицом проставляются: наименование должности, личные подписи, расшифровка подписи утверждающего и дата утверждения. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова утвержден (утверждена, утверждено), прописными буквами без кавычек. Располагается реквизит в правом углу 100 мм от границы правого поля.

16 Реквизит. «Резолюция».

Указания по исполнению полученного документа фиксируются в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым (без пометки «ответственный»). Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости написания второй и последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

17 Реквизит. «Заголовок к тексту».

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, согласуется с наименованием документа, отвечает на вопрос о ком, о чем он. (Например, приказ о создании аттестационной комиссии.) Заголовок к тексту располагается в левом верхнем углу документа после реквизитов бланка.

18 Реквизит. «Отметка о контроле».

Реквизит проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Ставится отметка красным карандашом «К» или слово «Контроль». Отметка располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

19 Реквизит. «Текст документа».

Содержательная часть текста чаще всего представлена связным текстом, в виде таблицы или анкеты. При необходимости возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания. Существуют некоторые требования к текстам служебных документов: краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования, объективность и достоверность информации, составление простых текстов, деление текста на смысловые части (введение, доказательство, заключение), исключение повторов, использование делового стиля при написании текста.

20 Реквизит. «Отметка о наличии приложения».

Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе. При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Реквизит располагается ниже текста.

21 Реквизит. «Подпись».

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должности в реквизите располагается от границы левого поля, а расшифровка подписи – от 120 мм. Допускается центровка наименования должности подписавшего документ.

22 Реквизит. «Гриф согласования документа».

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер. Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор, дата и номер. Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись», а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается запись: «Лист согласования прилагается». Данный реквизит располагается на свободном поле оформляющей части документа ниже 21 реквизита, от границы левого поля до 73 мм.

23 Реквизит. «Визы согласования документа».

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи и дату подписания. Визы согласования располагаются ниже реквизита «Подпись». Исходящие документы визируются на экземпляре, остающемся в организации, остальные документы – на первом экземпляре. Допускается оформлять визы на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа или на отдельном листе.

24 Реквизит. «Печать».

Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печать ставится так, чтобы она захватывала часть наименования должности лица, подписавшего документ.

25 Реквизит. «Отметка о заверении копии».

Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26 Реквизит. «Отметка об исполнителе».

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его телефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 Реквизит. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

28 Реквизит. «Отметка о поступлении документа в организацию».

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки. В регистрационный штамп входят: наименование организации – получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

29 Реквизит. «Идентификатор электронной копии документа».

Идентификатором электронной копии документа является отметка – колонтитул в нижнем углу каждой страницы документа, – содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Также существуют такие организационные документы, как устав, учредительный договор, положение о предприятии, о структурном подразделении, о персонале, структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка.

Документ структуры и штатной численности предприятия содержит информацию о наименовании структурных подразделений и должностей, о штатной численности этих должностей. Документ визируется руководителями структурных подразделений (например, главным бухгалтером, начальником ОТЗ и другими), подписывается заместителем руководителя предприятия, утверждается руководителем предприятия, его подпись заверяется печатью.

Документ пересматривается по мере необходимости. Наибольшие изменения вносятся приказом по основной деятельности. Документ действует до замены новым и хранится постоянно.

Теперь рассмотрим штатное расписание. Особенностью оформления этого документа является указание в реквизите утверждения на штатную численность и месячный фонд заработной платы.

Распорядительные документы делятся на приказы по основной деятельности, распоряжения и указания, постановления и решения. Все эти перечисленные документы строятся по единому принципу и имеют реквизиты 06, 08, 09, 10, 12, 17, 19, 21, 23, 27. Эти документы в тексте имеют констатирующую и распорядительную часть, которая начинается с глагола распорядительного действия.

Распорядительные документы имеют постоянный срок хранения.

К информационно-справочным документам относятся служебные письма всех разновидностей: акт, протокол, объяснительные записки, служебные и докладные записки, справки, телеграмма, телефонограмма, факс и прочее.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Заголовок – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Эти слова печатаются прописными буквами.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заказы, заявки, претензии и другие. При подготовке любого письма необходимо соблюдать этику служебной переписки.

Расскажем немного подробнее о служебной переписке. Письмо-предложение предназначено для того, чтобы привлечь внимание читающего, пробудить его любопытство, стимулировать интерес. При написании данного письма особенно нужно делать акцент на описание товара, его качества, результаты пользования. Это письмо должно заставить читающего изменить настроение с «хотел бы это иметь» на «мне это нужно». Сделать акцент на чувство или логику. В завершение лучше сформулировать желаемые конкретные действия читающего.

Письмо-отказ составляется на претензию или предложение клиента или партнера. Цель данного письма – отказать так, чтобы сохранить партнерские взаимоотношения. В начале пишут нейтральные комментарии того, с чем вы согласны, но нужно избегать слов «однако», «но», «к сожалению». Затем перечислите причины отказа ясно и правдоподобно, без чрезмерных и лишних объяснений и извинений. Из причин логически вытекает сам отказ.

Циркулярные письма направляет вышестоящая организация подчиненной, они носят распорядительный характер, обязательной для исполнения.

В гарантийных письмах дается гарантия качества работ, сроков выполнения заказа, оплаты товаров и услуг. Особенностью таких писем является наличие двух подписей: руководителя и иного заинтересованного лица. Обязательна постановка оттиска печати.

Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В тексте должны содержаться дополнения, пояснения. Наличие 20 реквизита обязательно.

В письмах-подтверждениях подтверждается факт чего-либо.

Договорное письмо – это разновидность сопроводительного письма, оно подтверждает факт отправки договоров или контрактов.

Письмо-просьба содержит просьбу, показывает заинтересованность в ее скорейшем выполнении и заранее выражает благодарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания пишутся в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В тексте говорится о возможных мерах, которые будут приняты за невыполнение принятых обязательств.

Информационные письма должны своевременно информировать о свершившемся факте. В данном письме нужна подпись референта и секретаря и лишь при большей значимости излагаемых факторов – руководителя.

Приглашения адресуются коллективному или индивидуальному адресату. Часто используются трафареты, в которых от руки пишут причину приглашения, фамилию, имя и отчество приглашенного, день, время события и иная необходимая информация.

Коммерческие письма пишутся от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Теперь поговорим о регистрации документов, которая означает фиксацию факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для учета количества документов, обеспечения их сохранности, возможности ведения контроля исполнения, облегчения поиска документов в информационно-справочных целях.

Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления.

Регистрация документов должна быть однократной, т. е. документы не регистрируются повторно в структурных подразделениях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, индекс по номенклатуре дел (порядковый регистрационный номер, номер дела, в которое будет подшит документ или его копия – для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация.

А теперь мы хотим дать вам несколько советов, которыми вы можете воспользоваться.

1. Будьте безжалостны к служебным архивам. Лишние архивы мешают найти нужную бумагу не только вам, они снижают эффективность работы и ваших подчиненных. Приучите своих подчиненных спокойно относиться к уничтожению старых бумаг, и в вашем подразделении сразу станет легче дышать и в прямом, и в переносном смысле.

2. Доверяйте секретарям. Они должны не просто собирать корреспонденцию и передавать вам, но должны служить фильтром на пути бумажного потока, рвущегося в ваш кабинет. Прямая обязанность секретарей – отбирать из общей массы только те бумаги, которые требуют вашей личной немедленной реакции. Остальные разрешите им самим распределить между подчиненными.

3. Стремитесь мыслить позитивно. Вместо того чтобы и дальше горевать по поводу избытка бумаг, лучше начните сокращать их количество, не откладывая дело в долгий ящик.

Итак, переходите на «бумажную диету». Она непременно укрепит ваше здоровье!